Erst sehen wir uns dein Haus an, dann übernimmt KI, was dich vom Gastgeben abhält. Der erste Blick kostet nichts.
Wie der Check-in abläuftFür Hotels, Restaurants
& Ferienwohnungen
Der Unterschied
Meist scheitert es nicht an der Technik, sondern daran, dass nichts zusammenpasst.
Gäste buchen und reservieren über die Portale statt direkt bei dir. Die Provision läuft bei jedem Gast mit — und in KI-Suchen wie ChatGPT taucht dein Haus gar nicht erst auf.
Sichtbar in Google und KI-Suche. Gäste buchen und reservieren direkt bei dir — mehr Marge, weniger Portal-Provision.
Anrufer landen in der Mailbox und buchen woanders. Jeden Tag, unbemerkt.
Der Assistent nimmt rund um die Uhr an, beantwortet und bucht, auch nachts.
Preise im Kopf, Sonderfälle bei der Hausdame. Kündigt jemand, geht das Wissen mit.
Team und KI nutzen dieselbe Wissensbasis. Neue Kräfte in Tagen eingearbeitet, nicht Wochen.
Jede Woche ein neues Tool. Was sich wirklich rechnet, sagt keiner.
Check-in und Audit zeigen schwarz auf weiß, wo KI bei dir Geld bringt und wo nicht.
Der Schalter macht das Licht wieder an
Das Prinzip dahinter: KI übernimmt die Routine, damit dein Team das tut, was keine Maschine kann — für den Gast da sein. Entlasten, nicht ersetzen.
Für wen
Drei Häuser, drei Ausgangslagen. Der Check-in ist derselbe — was dabei herauskommt, nie.
Gewachsene Systemlandschaft: PMS, Channel Manager, Kasse, Schließsystem. Jedes für sich in Ordnung, zusammen ein Flickenteppich.
Der Check nimmt deine Systemlandschaft auseinander. Was dabei herauskommt, steht vorher nicht fest — Wissensbasis, Schnittstelle, Telefon. Oder der Rat, es zu lassen.
Kein Empfang, aber jede Anfrage will sofort eine Antwort. Nachts bucht der Gast woanders.
Der Check misst, wie lange Anfragen liegen und wo die Strecke abreißt. Meist endet er bei Anfrage, Buchung und Zahlung aus einem Guss.
Das Telefon klingelt im vollen Service. Wer rangeht, fehlt am Gast.
Der Check zählt, wie viele Anrufe unbeantwortet bleiben und was ein verlorener Tisch wert ist. Meist endet er bei einem Assistenten am Telefon.
Leistungen · So läuft's
Drei Schritte, in dieser Reihenfolge. Was du in die Vorbereitung steckst, rechnen wir voll an.
In 15 Minuten sehen, wo du stehst. Mit Stärkenprofil und drei Ansatzpunkten.
Mehr erfahren → Der FahrplanWas sich zuerst lohnt, was es kostet, was es bringt. Schwarz auf weiß.
Mehr erfahren →Dein Wissen an einem Ort, live mit dem PMS verbunden. Die Basis, auf der jedes Modul läuft.
Mehr erfahren →Wissens-Chat fürs Team: SOPs, Einarbeitung, Sonderfälle.
Mehr erfahren → GästeNimmt an, bucht, kassiert. Rund um die Uhr.
Mehr erfahren → BetriebSchichten, Einkauf, Auswertungen. Alles automatisch.
Mehr erfahren →Wir übergeben kein System und gehen. Wir schulen dein Team darauf, vor Ort oder aus der Ferne. Dazu auf Wunsch allgemeine KI-Workshops für alle, die mehr wollen.
Preise nach Umfang · im Erstgespräch geklärt
Der KI-Audit wird auf jede Umsetzung voll angerechnet. Preise stehen als Spanne auf den jeweiligen Seiten.
Zum Ausprobieren
Zwei Werkzeuge zum Anfassen: eine echte KI fragen und ausrechnen, was verpasste Anrufe kosten.
Stell einer fiktiven Hotel-KI eine Frage zu Abläufen oder Einarbeitung und bekomm sofort eine Antwort.
Tagesnotiz + 5 Min mündlich: offene An-/Abreisen, Beschwerden, VIPs, Kassenstand. Keine Schicht endet ohne quittierte Übergabe.
Zahlen eingeben und live sehen, was dir pro Jahr entgeht und wann sich der Assistent lohnt.
entgangener Umsatz bei 2 verpassten Anrufen pro Tag
Beispielwerte · der Rechner läuft auf der Unterseite
»Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.«
Aristoteles · Metaphysik
Vor 2.300 Jahren formuliert, heute der Unterschied zwischen zehn KI-Tools und einem Betrieb, der als Ganzes funktioniert.
Compliance
Bei KI im Hotel geht es um Gästedaten. Deshalb ist Compliance bei uns kein Nachgedanke, sondern von Anfang an eingebaut.
Jede Lösung wird von Anfang an datenschutzkonform gebaut. Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, Gästedaten bleiben geschützt.
Wir setzen KI so um, dass sie der Transparenzpflicht seit August 2026 entspricht, beim Telefonassistenten zum Beispiel mit klarer KI-Ansage zu Gesprächsbeginn.
Wo immer möglich laufen die Systeme in europäischen Rechenzentren, bevorzugt in Deutschland. Keine unnötige Datenübertragung in Drittländer.
Kein Training fremder Modelle mit deinen Daten: deine Inhalte bleiben deine Inhalte.
Wer dahinter steht
Ich habe selbst kleinere Hotels, Boutique-Häuser, Boarding Houses und Ferienwohnungen verwaltet und weiß deshalb, wie sich ein klingelndes Telefon um 23 Uhr anfühlt, wenn gleichzeitig ein Gast an der Tür steht und der Channel Manager eine Doppelbuchung meldet.
Mein Weg: duales Studium Hotelmanagement, Jahre in der Hotellerie, eine Vermietungsagentur mit 40 Einheiten aufgebaut und erfolgreich verkauft. Parallel arbeite ich seit fast fünf Jahren bei einem IT-Unternehmen und setze KI dort wie privat um, vor allem aber in meiner Kurzzeitvermietungs-Agentur und meinen eigenen Ferienwohnungen. Die sind unser Labor: Jede Lösung, die wir anbieten, läuft zuerst im eigenen Betrieb.
Genau deshalb arbeiten wir ganzheitlich. Ich habe zu oft erlebt, wie einzelne Tools versprechen, alles zu lösen, und am Ende nur ein weiteres Login sind. Was Betriebe wirklich entlastet, ist ein Ganzes: verbundene Programme, zentrales Wissen, KI, die das Haus kennt.
Gebaut wird das nicht von mir allein. Hinter Kopffrei steht ein Team aus Entwicklern, das die Umsetzung übernimmt — ich bringe die Seite mit, auf der du stehst.
Antworten
Der Check-in ist kostenlos. Alle weiteren Preise findest du transparent auf der jeweiligen Leistungsseite, als klare Spanne, mit der Erklärung, wovon der Preis abhängt. Und: Das Audit wird zu 100 % auf jede spätere Umsetzung angerechnet.
Nein. Wir arbeiten mit dem, was du hast: Buchungssystem, Channel Manager, Buchhaltung. Unser Ansatz ist, das zu verbinden, was da ist. Ein Wechsel wird nur dann Thema, wenn ein Programm der Automatisierung wirklich im Weg steht, und das entscheidest du.
Grundsätzlich jeder wiederkehrende Ablauf in deinem Betrieb. Voraussetzung ist die KI-Basis, also deine Wissenszentrale. Darauf bauen wir Workflows für Mitarbeitersuche, Schichtplanung und -übergabe, Einkauf, Lager, Gästekommunikation, Auswertungen und mehr. Was zuerst kommt, entscheidet der Engpass in deinem Betrieb, genau das klärt das Audit.
Deine Wissenszentrale und deine Unternehmens-KI laufen auf EU-Infrastruktur in ISO-zertifizierten Rechenzentren, vollständig DSGVO-konform. Deine Daten bleiben in Europa, werden niemals zum Training fremder Modelle verwendet, und jeder Kunde ist strikt getrennt. Einzelne Bausteine wie die Telefonie binden wir, wo immer möglich, ebenfalls in der EU an. Die komplette Verarbeitungskette legen wir dir im Angebot transparent offen.
Er bucht. Der Assistent prüft freie Zimmer in Echtzeit, legt die Reservierung in deinem System an und verschickt den Zahlungslink, der Gast bestätigt, du siehst die fertige Buchung. Weiterleiten kann er natürlich auch: Sonderfälle gehen mit Zusammenfassung an dein Team.
Bei Hotels und Boutique-Häusern ab etwa 10 Zimmern, bei Ferienwohnungen, Monteurzimmern und Boarding Houses ab etwa 5 Einheiten. In der Gastronomie zählt nicht die Größe, sondern das Anrufaufkommen: wenn Reservierungen und Bestellungen regelmäßig im Service untergehen, rechnet sich der Telefonassistent. Die Unternehmens-KI mit Wissenszentrale wägen wir im Einzelfall ab, genau das klärt das Audit.
Der erste Schritt
Kein Verkaufsgespräch, keine Vorbereitung. Danach weißt du, wo dein Betrieb steht — und ob sich KI für dich überhaupt lohnt.
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